Am 01.08.2023 hat meine Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement mit dem Schwerpunkt Rechnungswesen begonnen. Bevor das Arbeitsleben losging, hatten wir in der spannenden Welcome Week die Möglichkeit uns untereinander und das Unternehmen genauer kennenzulernen, indem wir zum Beispiel an Workshops teilnahmen und die Standorte in Harbke und Halberstadt besichtigten. Danach ging es dann in die verschiedenen Arbeitsbereiche. Während der Ausbildung durchlaufen wir mehrere Abteilungen und ich habe in der Finanzbuchhaltung begonnen. Ich war ganz schön aufgeregt und habe mich gefragt, was auf mich zukommt.
Der erste Tag in der Finanzbuchhaltung
An meinem ersten Tag ging es aber erstmal ganz entspannt los. Nachdem ich ein wenig meinen Arbeitsplatz einrichten durfte, habe ich eine kleine Führung durch die Abteilung bekommen und wurde den Kolleg*innen vorgestellt. Danach hat mir eine andere Auszubildende meine erste Aufgabe erklärt – Eingangsrechnungen kontrollieren. Ich musste erstmal nur mithilfe einer Rechenmaschine den Rechnungsbetrag nachrechnen und die Rechnungsnummer, die Umsatzsteueridentifikationsnummer, das Rechnungsdatum und den Rechnungsbetrag markieren. Dies ist wichtig, da das Pflichtangaben sind und die Rechnung sonst ungültig wäre. Als ich damit fertig war, habe ich Ausgangsrechnungen sortiert und in Ordnern abgeheftet. Am Ende des Tages wurde mir schon mal grob erklärt, wie man Rechnungen kontiert. Das heißt, dass man die Konten auf denen der Betrag auf- und abgebucht wird, notiert.
Alltägliche Aufgaben der Azubis
An den nächsten Tagen habe ich jeden Morgen zugeschaut, wie man die Kontoauszüge vom Vortag abspeichert und ausdruckt. Dies muss jeden Tag gemacht werden und jeder Azubi aus der Finanzbuchhaltung übernimmt die Aufgabe einmal in der Woche. Als ich das erste Mal dran war, habe ich noch Hilfe von einer Auszubildenden bekommen. Außerdem haben wir auch einen Ordner, in dem nochmal alle Schritte von den wichtigsten Aufgaben erklärt sind. Dort können die Azubis jederzeit etwas nachschlagen. Nachdem die Kontoauszüge an den jeweiligen Sachbearbeiter ausgeteilt sind, führen die Azubis die Transitlisten dazu. Das heißt, dass wir in Listen die Beträge eintragen, die von unseren Konten abgebucht oder draufgebucht wurden. Danach muss man schauen, ob es bereits einen Beleg dazu gibt und wenn nicht, erstellen wir einen.
Innerhalb der folgenden Tage wurde mir dann auch genauer erklärt, wie man die Eingangsrechnungen kontiert. Dazu müssen wir auf der Rechnung schauen, was wir eingekauft haben. Manchmal schreibt der Einkauf einen Hinweis auf die Rechnung wie zum Beispiel „Mat.“ für Material. Dann müssen wir das jeweilige Konto raussuchen und notieren. Anschließend suchen wir das Konto für den Lieferanten oder Dienstleister raus. Dahinter wird dann noch der Rechnungsbetrag notiert. Da wir jeden Tag neue Eingangsrechnungen bekommen, muss die Aufgabe auch jeden Tag übernommen werden.
Nachdem die Kontierungen der Eingangsrechnungen kontrolliert wurden, tragen wir diese noch im Rechnungseingangsbuch aus. Dazu schreibt der Einkauf eine Nummer auf die Rechnung. Die Nummern werden dann in eine Excel-Tabelle eingepflegt und wenn die Rechnung bei uns in der Buchhaltung angekommen ist, notieren wir in der Tabelle das jeweilige Datum, das Belegdatum und das Buchungskonto. Es kann auch vorkommen, dass vergessen wird, die Nummer im Rechnungseingangsbuch einzutragen oder, dass es doppelte Erfassungsnummern gibt. Dann müssen wir Kontakt mit dem Einkauf aufnehmen, entweder per E-Mail oder telefonisch, und dies klären. Außerdem müssen die Eingangsrechnungen, die bereits gebucht und bezahlt sind, regelmäßig abgeheftet werden.
Eine weitere Aufgabe war, dass ich gemeinsam mit einem anderen Azubi recherchieren sollte, wie eine Ordnungsgemäße Rechnung aussieht. Dazu sollten wir eine Seite für den Ordner erstellen und angeben, welche Pflichtangaben es gibt und wo diese geregelt sind. Die Aufgabe sollte dazu dienen, unsere Aufgaben besser zu verstehen. Unser Ergebnis haben wir unserer Kollegin vorgestellt und uns nochmal darüber ausgetauscht. Außerdem hatten zwei weitere Azubis und ich eine Besprechung mit dem Leiter der Finanzbuchhaltung, der uns nochmal einen Überblick über die Aufgaben im Rechnungswesen verschafft hat.
Guter Start in die Ausbildung
Abschließend kann man sagen, dass die ganze Aufregung umsonst war. Alle Kolleg*innen sind sehr nett und hilfsbereit, wodurch ich mich schnell eingelebt habe. Ich finde, dass die Aufgaben in der Buchhaltung spannender sind als man als Außenstehender denken mag.
(Celina Brackmann verfasste diesen Artikel in der Abteilung Marketing im Rahmen ihrer Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement.)
Anmerkung: Streiff & Helmold ist mit der Zeit gegangen und lebt die Digitalisierung. Dennoch legen unsere Ausbilder*innen großen Wert darauf, dass die Auszubildenden relevantes Grundlagenwissen erhalten, um selbstständig ihre Aufgaben zu absolvieren. So gehört in der Finanzbuchhaltung die „altbacken“ anmutende Arbeit mit der analogen Rechenmaschine zu Beginn der Ausbildung dazu.
